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Les documents relatifs au système d’information sont nombreux dont : le cahier des charges, les documents de formations, les manuels utilisateurs, les cahiers de tests, ainsi que les documents d’exploitation. Ils sont importants étant donné qu’ils assurent une meilleure efficacité au travail et une garantie de sécurité.

Une efficacité au travail prouvée grâce à ce procédé

Le premier rôle de la documentation du système d’information est de permettre à tous les utilisateurs de communiquer entre eux. Grâce à eux les techniciens peuvent transmettre des consignes aux utilisateurs. Ces derniers apprennent à maitriser les logiciels qu’ils utilisent au sein de l’entreprise par eux-mêmes, grâce à ces documents. La documentation du système d’information améliore également les compétences techniques de tous les collaborateurs. De plus, elle aide à économiser du temps et à optimiser la productivité. Cependant, son principal avantage est la sécurisation des données.

Une sécurisation assurée avec la documentation du système d’information

La documentation du système d’information prévient la perte et le vol des informations privées. Effectivement, elle décrit la procédure à suivre pour la suppression d’un compte en cas de viol. Il en est de même pour sa création. Elle contribue également à la sécurisation de l’accès au poste de travail. Dans une entreprise respectant les règles de confidentialité des données personnelles, cette étape requiert l’utilisation d’un compte utilisateur personnel. En général, il est mentionné dans les documents relatifs au système d’information. Il peut être indispensable de le supprimer si des utilisateurs malveillants s’en servent pour accéder au système.
Le document contient aussi les détails sur les paramètres de chaque poste de travail qui constitue le parc informatique. Généralement, s’il est sécurisé, son verrouillage se fait automatiquement. À ce moment, il faut le déverrouiller à l’aide de ces paramètres. Ceux-ci ne sont accessibles qu’aux employés de l’entreprise. Enfin, cette documentation permet aux prestataires de prendre connaissance du fonctionnement du système en toute confidentialité. Son intervention peut être indispensable notamment en cas d’externalisation de l’hébergement de l’infrastructure informatique.